Podcast
“Technologie w Rehabilitacji”
Odcinek #001
Ten odcinek jest dla Ciebie, jeżeli:
- zastanawiasz się nad pozyskaniem finansowania
- chcesz ułożyć współpracę z firmą doradczą ds. funduszy UE
- chciałbyś ustalić, czy masz wszystko, czego potrzebujesz do skutecznego pozyskania funduszy
- rozważasz, czy skorzystać z funduszy, czy też innych instrumentów finansowych (pożyczka, leasing itp.)
Słuchaj w wybranej platformie streamingowej:
Spotify
Apple Podcast
YouTube
Tytułem wstępu
Nagrywam ten odcinek w 2. połowie marca 2022 roku i ogólnie ten odcinek jest jako pierwszy trochę na przekór głównej tematyce, bo jakby główna deklaracja była taka, że będziemy mówić o rozwiązaniach, technologiach w rehabilitacji w szeroko pojętym biznesie medycznym. Ale kiedy analizowaliśmy z zespołem jakim tematem powinniśmy tak naprawdę rozpocząć, to wyszło nam na to, że tak naprawdę najpierw trzeba mieć za co pozyskać czy za co wdrożyć nową technologię, a dopiero potem o tych technologiach rozmawiać, więc stwierdziliśmy, że wolimy rozpocząć naszą znajomość taką wirtualną w podcaście od tego, że poopowiadamy wam trochę o samych mechanizmach tego, jak się pozyskuje dofinansowania i dopiero w kolejnych odcinkach pójdziemy do bardziej technologicznych aspektów działalności rehabilitacyjnej, działalności medycznej. Te tematy, o których będziemy w tym podcaście mówić, opieramy tak naprawdę na naszym doświadczeniu.
Każdy z nas, który w tym podcaście będzie się pojawiał, pisał dofinansowania, pozyskiwał te dofinansowania, realizował różnego rodzaju projekty i wdrożył niezliczoną ilość technologii na naszym rynku, więc my tak naprawdę mówimy z naszego praktycznego doświadczenia i opowiadamy o tym, jak my postrzegamy tą branżę. Jak my próbujemy rozwiązać różnego rodzaju problemy, ale chcemy wam tą wiedzę pokazać, bo przez ostatnie lata odbyliśmy niezliczoną ilość rozmów z osobami z branży medycznej i łapaliśmy się na tym, że bardzo często powtarzaliśmy to samo, więc całą tą wiedzę, wszystkie te rozmowy. Postaramy się skrócić do odcinków. 30-40 minutowych. Niektóre może nawet będą krótsze niż to, żebyście też z tej wiedzy skorzystać. Może okaże się dla was pomocna? Będzie nam bardzo miło jeżeli z niej skorzystacie, a teraz już nie przedłużając, przechodzimy do głównej części naszego odcinka.
4 kwestie do rozważenie przed „pisaniem” dofinansowania
Tematem dzisiejszego odcinka będą 4 kwestie, które należy rozważyć przed skorzystaniem z dofinansowań. Cały odcinek będzie składał się z kilku części. Najpierw opowiem ogólnie o tym, czym są dofinansowania. Skąd się je najczęściej pozyskuje?
Później będzie trochę o tym, jakie rzeczy powinno się zrobić przed rozpoczęciem rozmowy o pozyskiwaniu dofinansowań. Następnie opowiem, jak wygląda standardowy przekaz marketingowy firm doradczych zajmujących się pisaniem wniosków o dofinansowanie. A także przedstawię błędy i niedomówienia, jakie mogą się pojawić i pojawiają się często przy współpracy z firmami doradczymi.
Jeżeli chodzi o sam początek, czyli skąd można pozyskać dofinansowania, to metod jest bardzo wiele. Mogą to być standardowe fundusze szkoleniowe, na przykład z krajowego funduszu szkoleniowego, czyli KFS; z BUR-u , co oznacza bazę usług rozwojowych. Ale mogą to być też tak zwane dofinansowania unijne. Dlaczego tak zwane? Ponieważ dofinansowania UE to jest bardzo pojemny koszyk kryjący wiele różnych mechanizmów: od bezpośredniego wsparcia finansowego do wsparcia w finansowaniu kredytu.
Można te środki pozyskać na wiele różnych sposobów. Należy natomiast pamiętać o jednej, bardzo ważnej rzeczy dotyczącej praktycznie każdego z tych instrumentów, przede wszystkim z zasady – to nie są darmowe pieniądze, nie powinno się tego traktować w ten sposób. No chyba, że są to dofinansowania strukturalne, subsydiowane z budżetu państwa, konkretnie dedykowane na przykład dla szpitali państwowych, gdzie poziom dofinansowania faktycznie – rzeczywiście wynosi 100%.
Natomiast tam również jest mały haczyk, o którym za chwilę.
Czy dofinansowania to darmowe pieniądze?
Wracając do tezy, że to nie są darmowe pieniądze. Na początek przepraszam, że muszę powiedzieć coś tak dla niektórych banalnego, ale nadal zdarzają się przypadki takiego pojmowania tych kwestii. Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że dofinansowania służą odciążeniu nas jako przedsiębiorców w realizacji jakiejś inwestycji.
Pozyskanie dofinansowania nie powinno być celem samym w sobie, tylko wypadkową; ciągiem logicznym wszystkich zdarzeń, jakie my tworzymy, jakie my wykonujemy w celu rozwijania naszej działalności. Stąd teza o tym, że to z zasady nie są darmowe pieniądze.
Jedynym wyjątkiem, o którym wspomniałem, są faktycznie szpitale i placówki służby zdrowia, publiczne, gdzie ministerstwo w ramach programów celowych organizują dofinansowanie w 100 procentach, natomiast tak de facto przerzucają na szpital obowiązek sprawozdawczy i rozliczeniowy tego wniosku.
Tak naprawdę, więc szpital musi partycypować w kosztach pracowniczych osób, które będą się zajmowały rozliczaniem tych funduszy i to przez cały okres trwania tego projektu.
Wiecie, te fundusze najczęściej dotyczą zakupu sprzętu, czy też inwestycji, jakiejś budowy, natomiast jest tam oczywiście również obowiązek sprawozdawczy trzeba ten sprzęt tą inwestycję wykorzystać do świadczenia usług medycznych, na które najczęściej ten szpital czy placówka ma już kontrakt przez rok 2, 3, 5 lat zależnie od tego na jak długo ten projekt jest rozpisany.
I przez cały ten czas szpital będzie musiał płacić za rozliczanie tego wniosku osobom z działu zamówień publicznych czy z działu wniosków, czy jakkolwiek ten dział będzie się nazywał w tym konkretnym szpitalu. Idąc bardziej do meritum, warto też powiedzieć, jakie rzeczy powinno się zrobić przed rozpoczęciem rozmowy o dofinansowaniach.
5 etapów pozyskania finasowania – etap nr 1
Tak w ogóle wydzieliłem tutaj 5 takich głównych etapów, czy też 5 głównych punktów, które się rozpatruje, zanim tak naprawdę to dofinansowanie się zrobi. I później w jego trakcie też cały czas bierze się to pod uwagę.
Na początek przede wszystkim zastanów się, na czym miałby polegać twój projekt lub inaczej: pamiętając o tym, co mówiłem na początku. O tym, że to nie są z zasady darmowe pieniądze, zastanów się, w jakim kierunku w ogóle chciałbyś – chciałabyś rozwijać swój biznes w perspektywie roku 2, 5 czy nawet 10 lat?
Czy chcesz na przykład podnosić swoje kompetencje przez szkolenia? A może pozyskać środki na jakąś formę, nazwijmy to roboczo – bezpłatnej reklamy, która będzie wykonywana na przykład poprzez świadczenie wysokiej jakości usług medycznych, które są finansowane ze środków zewnętrznych i to technicznie pomoże ci przyciągnąć pacjentów do twojego ośrodka?
W praktycznie darmowy sposób. A ci pacjenci po zakończeniu bezpłatnej kolejki świadczeń zdrowotnych mogą zostać przecież zainteresowani przez ciebie już kolejnymi usługami płatnymi.
Albo nawet tą samą usługą, którą robiłeś w ramach projektu, ale poza jego zakończeniu ona przecież może być odpowiednio wyceniona i płatna, więc jest to taka forma darmowej reklamy.
A może potrzebujesz lub szukasz wsparcia w zakresie rozbudowy infrastrukturalnej, czyli rozbudowy ośrodka, aby był większy lub rozbudowy bazy na przykład sprzętowej, aby była bardziej odpowiadająca twoim potrzebom?
Kiedy już zastanowisz się nad tym, co tak naprawdę chcesz robić, to tak naprawdę jest jednoznaczne z odpowiedzią na pytanie, jaki projekt powinieneś pozyskiwać w swojej działalności?
Czyli z jakiego obszaru te fundusze będą pochodziły? Dzięki temu możesz przejść do 2. punktu.
Etap nr 2 – obowiązujące zasady
Zapoznaj się z aktualnymi zasadami, które są tak naprawdę podstawowe, niezależne od projektu.
Dotyczy to na przykład tego, jakim jesteś podmiotem, czyli czy jesteś mikro, małym średnim przedsiębiorcą? W jakim regionie mieszkasz? To z kolei rzutuje na to, ile tak naprawdę dofinansowania możesz pozyskać; co do zasady Polska Wschodnia ma większy procent dofinansowania od Polski Zachodniej. Jest to w domyśle region słabiej rozwinięty, a najbardziej poszkodowani w tym zakresie są zawsze mieszkańcy województwa Mazowieckiego; w Warszawie to już w ogóle w szczególności tam te dofinansowania są najniższe. Warto więc to sprawdzić i zobaczyć faktycznie, na ile maksymalnie wsparcia możesz liczyć. Jeżeli jest to wsparcie niskie rzędu 10/15/20%, bo nawet takie przypadki się zdarzają, to tak naprawdę znaczy, że tylko tyle zwrotu dostaniesz z tego dofinansowania.
Więc pytanie, czy dokładając do tego jeszcze wszystkie obowiązki sprawozdawcze, które będą twoim kosztem i utrzymanie trwałości tego projektu poddawanie się regularnym kontrolom i weryfikacji tego, jak te pieniądze wydatkujesz, to opłaca się w ogóle pisać taki wniosek?
Wiem, że to może być lekko kontrowersyjna, odważna teza.
Natomiast może trzeba pomyśleć czasem o tym, jak inaczej zainwestować posiadane środki, czyli wykorzystać to, co mamy zagospodarowane jako wkład własny do dofinansowania, na przykład jako opłatę początkową w leasingu albo w pożyczce medycznej.
Czasem takie rozwiązanie daje lepsze możliwości rozwoju waszej firmy, a nie nakładamy sobie dodatkowych ograniczeń sprawozdawczych i nie tylko takich. Wachlarz ograniczeń może być spory tego, co możemy robić z tym sprzętem w okresie trwania wniosku. Czy z tą inwestycją czy ze szkoleniem. Wynika to z tego, jaki tak naprawdę jest temat przewodni konkursu.
Ale jak już przejdziesz etap 2 – mamy punkt 3.
Etap nr 3 – poszukaj dofinansowania
Pomyśl o tym jak poszukać tego dofinansowania, czyli po prostu spróbuj je wyszukać i tutaj, mogę powiedzieć taką historię, miałem kiedyś kolegę.
Który też borykał się z takim problemem, miał pod sobą zespół. Frustrowało go, kiedy w tym zespole pojawiła się nowa osoba.
I za każdym razem pokazywał jej, jak tych dofinansowań szukać i stwierdził, że trzeba sobie uprościć życie, bo już pracujący z nim ludzie też czasem zapominali o takich rzeczach albo nagle zatykało ich. Nie wiedzieli, jak to zrobić.
Więc pewnego wieczoru usiadł sobie, nagrał film, on trwał minutę.
Był pomysł banalny w swojej prostocie i niektórym się do dzisiaj wydaje śmieszny, ale tak naprawdę on działał. Film, który nagrał, to po prostu pokazywał, jak się wchodzi na stronę taką jak na przykład funduszeeuropejskie.gov.pl
Ja podaję tutaj to jest strona rządowa, ona zbiera wszystkie informacje o aktualnej dofinansowaniach z podziałem na konkursy. Te informacje są zawsze tam w miarę aktualne.
I rzetelnie podane – nie są przefiltrowane przez żaden zewnętrzny podmiot.
Więc nagrał ten film. Wchodził na tą stronę i pokazywał, jak po prostu funkcjonuje ta wyszukiwarka. Ona się troszeczkę zmieniła przez te lata, więc trzeba było ten film co jakiś czas aktualizować.
Natomiast sposób działał i tak naprawdę to jest relatywnie proste. Jeżeli mamy dobrze rozpracowane pierwsze dwa punkty, czyli na co chcemy pozyskać pieniądze, jakim jesteśmy podmiotem, to tak naprawdę ta wyszukiwarka poprowadzi nas no trochę za rękę w jakiej osi powinniśmy startować i czego to dofinansowanie będzie dotyczyło?
I wtedy ta wyszukiwarka jest bardzo pomocna.
Etap nr 4 i 5 – wypełnij dokumenty i wystartuj w konkursie
Dobrze, ale jak już znajdziemy ten konkurs, który nas interesuje, mamy punkt kolejny. Analizujemy sobie dokumentację aplikacyjną, no i pozostaje nam już wydawałoby się bardzo prosta rzecz wypełnić tą dokumentację i wystartować w konkursie z zasady ścieżka działania jest prosta, natomiast jak to mówią Diabeł zawsze tkwi w szczegółach i tu często my, jako przedsiębiorcy wpadamy w pułapki, które zostawiają na nas firmy doradcze.
Współpraca z firmą doradczą
Większość z nas, która prowadzi jakąkolwiek działalność, na pewno natknęła się na jakąś formę newslettera.
Ja tu odniosę się do newsletterów, konkretnie pisanych przez firmy doradcze, więc on wpada nam jako cold mail. Czy tam cold call może to być zamiast newslettera właśnie telefon nie umówiony wcześniej. Mogą to być reklamy w mediach społecznościowych. Ostatnio na facebook’u mi nawet wyskakują takie reklamy specjalnie dla ciebie wybraliśmy najlepsze konkursy w danym miesiącu.
To jest taka dosyć duża obietnica i zawsze ją sobie sprawdzam, czy ona faktycznie jest rzetelna
Natomiast dobrze, no reklamuje nam się 1, 2 czy 3 firma doradcza, ta firma oczywiście specjalizuje się w pozyskiwaniu funduszy. Oczywiście ma bardzo długą listę referencji i oczywiście ma bardzo wysoką, ponad 90-procentową skuteczność w pozyskiwaniu tych funduszy.
I zasady takie reklamy muszą “siać” bardzo szeroko.
Czyli one muszą jak najwięcej osób zachęcić do skorzystania albo przynajmniej nawet z jakiegoś kontaktu z tą firmą doradczą. Czyli taka reklama będzie obiecywała wam Wszystko.
Zorganizują wsparcie finansowe dla waszych przedsięwzięć. Pomogą pozyskać te dofinansowania i jednocześnie wykładają wam przecież – no to macie bezpłatnie w tym newsletterze – jak na tacy wszystkie terminy naborów i specjalnie dla was jeszcze je wyselekcjonowali. Te najciekawsze konkursy.
Ta selekcja to ostatnio jest taka bardzo dyskusyjna, bo to nie jest tak, że w ostatnim roku trzeba selekcjonować najciekawsze konkursy.
Jesteśmy na przełomie dwóch tak zwanych perspektyw finansowych. Odnosząc się do dofinansowań unijnych w dniu nagrywania tego odcinka nadal toczy się walka o przyznanie kolejnych środków czy też ich odblokowania – jak kto woli – czasem tych dofinansowań jest po prostu tak mało, że tutaj nie ma co wybierać, tylko trzeba naciągać rzeczywistość do tego, żeby w ogóle dało się wystartować w jakimkolwiek dofinansowaniu. No i takie firmy, czy naciągając rzeczywistość, czy faktycznie selekcjonując, robią tabelę, gdzie rzucają tytuł.
Wzrost konkurencyjności przez zwiększenie możliwości rozwoju usług jakiś tam do tego jest działanie. Działanie to jest taki numerek 3 segmentowy.
Na przykład 1.1.1 czy 10.2.3 w jakim ten wniosek jest realizowany. W jakim programie i kiedy są terminy naboru, a także podsumowują, jakie są warunki uczestnictwa na przykład: na ile min. lub maksymalnie trzeba napisać to dofinansowanie.
Czy trzeba być mikro, małym średnim przedsiębiorcą?
Czy może mieszkać w określonym regionie; i to są rzeczy takie, które mają wszystkich zachęcić do kontaktu. Przecież w newsletterze nikt nie będzie wymieniał ograniczeń przy pisaniu, a do tego jeszcze jest zawsze rekomendacja w postaci…. ja już widziałem uniesione kciuki, gwiazdki, “ptaszki”, plusiki i każdy inny znak, który będzie pasował do identyfikacji wizualnej firm w newsletterze, który otrzymujecie.
Czy to będzie na facebooku, czy jakiejkolwiek innej formie dostaniecie te materiały? Większość tych wniosków w profesjonalnej, wewnętrznej ocenie każdej firmy doradczej zawsze daje bardzo duże szanse na dotację – albo to czasem są po prostu ciekawe konkursy, w których warto wystartować i wydawałoby się, że to jest Wszystko całkiem fajne i w porządku.
Przecież skoro firma doradcza do nas pisze. Newsletter mówi, Hej jest dofinansowanie i ja wam pomogę je pozyskać to, co tak naprawdę może się nie udać?
Niestety, udać lub nie udać może się całkiem sporo rzeczy i na potrzeby tego odcinka Wyselekcjonowałem 4 takie duże błędy i niedomówienia, które się zdarzają przy współpracy z firmami doradczymi, które zajmują się pozyskiwaniem środków.
Błędy we współpracy z firmami doradczymi – nr 1 czyli informacja!
Pierwszym takim błędem, nazwanym przeze mnie zbyt ogólny poziom informacji wstępnej jest to, że te newslettery są przede wszystkim bardzo ogólne po ich jednorazowym przeczytaniu wszyscy mają nadzieję, że ojejku pojawiły się fajne finansowania. Przecież mogę na nie wystartować. Mogę pozyskać jakieś środki, no kto mi zrobi? Co może się nie udać?
Natomiast newslettery, nazwijmy to “sieją” do klientów bardzo szeroko; to wy jesteście klientami, z tych newsletterów i są wysyłane do całej bazy, którą takie firmy doradcze posiadają.
A bazy te mają taki problem, że bardzo rzadko są zorientowane konkretnie na daną branżę, a nikt praktycznie nie robi tak, że jeszcze przesieje możliwe dofinansowania przez profil klientów, których mają w tej swojej bazie.
I jak każdy mówi, moja branża jest specyficzna, to jednak te wnioski i warunki uczestnictwa często są napisane w taki sposób, że w przypadku niektórych branż, zwłaszcza branży medycznych, branży usługowych trzeba troszeczkę bardziej się nazwijmy to nagimnastykować, żeby takie pieniądze pozyskać.
Poza tym takie firmy dają wsparcie, ale nie precyzują, czego ono tak naprawdę będzie dotyczyło, bo to pod takim szeroko pojętym, szeroko brzmiącym pojęciem pomożemy wam napisać wniosek o dofinansowanie, może się kryć bardzo wiele rzeczy: od tego, że po prostu pokażą wam, gdzie jest ten wniosek na stronie: o tam jest strona funduszeeuropejskie.gov.pl. Jak coś znajdziecie, to przyjdźcie do nas. My napiszemy to razem.
Ale może być też sytuacja taka, że pomogą wam wypełnić całą dokumentację aplikacyjną na bardzo wysokim poziomie. I takie firmy też się zdarzają – rzadko, ale jednak. Natomiast pomiędzy tymi dwoma bardzo skrajnymi podejściami jest bardzo duża strefa szarości.
I ta strefa szarości do tego, co możemy uzyskać, jest bardzo duża. Można tam stracić naprawdę bardzo dużo czasu, pieniędzy i nerwów.
Błąd nr 2 – organizacja współpracy
Jeżeli chodzi o drugi taki często występujący błąd lub niedomówienie, ja to nazwałem tak może ogólnie zakres współpracy. O co chodzi?
Bardzo rzadko firmy doradcze, które wysyłają takie newslettery, pomagają w inny sposób niż poprzez scalenie materiałów, które uzyskują od klienta lub przez osoby współpracujące z tym klientem, czyli na przykład klient ma już wybraną firmę lub firmy, które będą dostarczać sprzęt, usługę, wykonywać inwestycję. I przerzuca na te firmy też część odpowiedzialności za napisanie tego wniosku, a firma doradcza siedzi z boku i wysyła monity co chwilę do wszystkich zaangażowanych w ten proces, bo taka jest ich rola. Tak naprawdę firma doradcza koordynuje najczęściej napisanie tego wniosku, natomiast jeżeli ten zakres współpracy źle zdefiniujemy, to będziemy mieli bardzo niski poziom formalnego wsparcia, a w przypadku problemów merytorycznych, no to niestety już nie do końca firma doradcza jest w stanie pomóc. Bardziej takie wsparcie działa na zasadzie, że jeżeli w danym miejscu wniosku jest jakiś limit znaków w formularzu lub w generatorze wniosków dajmy na to, trzeba tam wprowadzić nie więcej niż 4, 6 czy tam 10 000 znaków to przy przygotowywaniu tej dokumentacji aplikacyjnej, jak firma będzie wklejała od was przygotowany tekst, bo tak najczęściej to wygląda – Wydajecie tekst oni robią czasem dosłownie “kopiuj-wklej”.
I nagle się okaże, że ten tekst to jest jednak trochę za długi, to wam powiedzą: skróćcie go bo za długi jest.
Tak po prostu. Nie skrócą go za was, bo powiedzą wam, słuchajcie, nie powiedzą czegoś takiego: o według nas to można by tutaj przeredagować ten jeden fragment, bo to nie wpływa na całość odbioru tego akapitu, a uzyskamy te cenne dla nas znaki, żeby się zmieścić w tym konkretnym punkcie.
Ta część redaktorska, tak naprawdę to jest też taka trochę część decyzyjna będzie przerzucona na was, bo taka firma najczęściej będzie się zasłaniała o tym, że powie: no, ale my nie mamy wiedzy merytorycznej, która w 100 procentach państwu powie, że ten akapit to możemy bezpiecznie przerobić w taki sposób, że nie będzie to wpływało na szanse pozyskiwania przez was finansowania, czyli w skrócie – jak zrobicie tak będzie, a jak nie wyjdzie, to będzie wasza wina – słaby kontent był.
I ciężko tu jest tak do końca winić firmy doradcze za to, że nie mają ekspertów, bo ekspertów w każdej branży jest zasadniczo mało.
To jeżeli ktoś jest dobrej klasy ekspertem, to trudno, żeby był w stanie obsłużyć wszystkie takie firmy doradcze. W takiej sytuacji jak przed chwilą, taki trochę przejaskrawionej, ale jednak czasem się zdarzającej jakąś alternatywą będzie na przykład wzięcie dobrego copywritera, który pomoże Wam skrócić ten tekst, ale to jest już taka ostateczna sytuacja i praktycznie niespotykana. Bo najczęściej na takie rzeczy nie ma już czasu, w momencie, gdy taki kłopotek mam za długi tekst się pojawia.
Natomiast z drugiej strony. Jeżeli firma nie jest w tym zakresie transparentna i na samym początku przed podpisaniem umowy zacznie wam obiecywać przysłowiowe gruszki na wierzbie.
Wszystko za was zrobimy, Wszystko będzie dobrze. Wy nam tylko powiedzcie co chcecie kupić, jaką usługę chcecie wprowadzić, czy co tam wy chcecie sobie wybudować, a my to już Wszystko tu sobie ogarniemy, a później będzie jak zwykle to generalnie pisanie takiego wniosku nie do końca się zakończy sukcesem. Dla was. I należy o tym pamiętać.
Błąd nr 3 – odpowiedzialność
Trzecim takim dużym błędem jest kwestia takiej szeroko – powiem – pojętej odpowiedzialności. O co chodzi?
Rzadko kiedy przed dopięciem umowy, odpowiedzialności obydwóch stron, czyli firmy, która przygotowuje dla was wniosek i was jako klientów tej firmy, to te odpowiedzialności są doprecyzowane w taki mocno jednoznaczny sposób, czyli kto ma co przygotować, jakich odstępach czasu, jak wygląda obieg informacji, kto jest osobą odpowiedzialną ze strony firmy, kto jest osobą odpowiedzialną ze strony klienta, czyli waszej, zwłaszcza jeżeli jest was tam kilkoro zaangażowanych w tą działalność i docelowo też w pisanie tego wniosku. I często w takiej sytuacji przy pisaniu wniosku zdarzają się takie, nazwijmy to, wzloty i upadki.
Jakbyśmy sobie narysowali, teraz w myślach taką krzywą – tam sinusoidę, jak wolicie – takiej aktywności naszej firmy i firmy doradczej podczas pisania tego wniosku.
I tak zobaczylibyśmy sobie, że są takie duże skoki, duże wahania; najpierw jest duża nadreaktywność. Rozpoczyna się proces pisania wniosku. No to wszyscy są nastawieni bardzo bojowo. Tak, jasne, tu przygotujemy, tu trzeba zrobić, to, tamto, siamto no i się rozchodzimy; długo, długo, długo, długo nic się nie dzieje, bo każdy ma tam jakąś bieżącą pracę i nagle sobie idziemy na tej krzywej, idziemy w dół bardzo mocno i wszyscy agresywnie czekamy na działania drugiej strony.
Bo jakiś tam materiał w międzyczasie pewnie powstał, ktoś go gdzieś tam wysłał. Teraz ktoś się zastanawia, czy ten materiał jest przeczytany? Strasznie dużo tych ktosiów już tutaj jest, nie?
Czy jest przeanalizowany i nagle na koniec wszyscy się budzą, pod koniec tak gdzieś tydzień, może dwa tygodnie zostaje już do ostatecznego złożenia wniosku. Pewnie to jest godzina, nie wiem, 10 w poniedziałek i nagle wszyscy na koniec się budzą o ja Cię!, czyli nic tu się nie zadziało! i nagle to Wszystko przyspiesza. Jest bardzo duża zwyżka aktywności, na kolanie sobie Wszystko poprawiamy, te maile to zaczynają latać tak szybko, że nie nadążamy z odczytywaniem ich wszystkich, co chwilę nam coś umyka. Jeszcze kurczę, pewnie coś do spamu wpadło przy okazji. Siedzimy po godzinach, siedzimy po nocach. Jak to jest, złożenie wniosku w poniedziałek, no to jeszcze weekendzik jest zerwany. Wszystko sobie poprawiamy. Sytuacja jest generalnie dosyć mocno napięta.
Ale to Wszystko wynika z tego, że na samym początku my sobie nie ustaliliśmy odpowiedzialności, w jakiej kolejności to Wszystko idzie, kto za co odpowiada i to nie jest tak, że tego się nie da ustalić.
Doświadczone firmy doradcze doskonale wiedzą, jak to sobie poukładać, zwłaszcza, że rzadko kiedy firma doradcza prowadzi tylko jeden wniosek; najczęściej ma ich kilka na zakładkę lub kilkanaście, a jeszcze gdzieś tam leci też rozliczanie jakichś już złożonych, przyznanych wniosków dla poprzednich klientów, więc nie trzeba za każdym razem robić takiego rozpoznania bojem i uczyć się wszystkiego.
Pewne rzeczy związane z pisaniem wniosku są stałe i niezmienne. Jest pewna kolejność w ramach której można by to zrobić sensownie – tak, żeby ten sukces na końcu był.
Paradoksalnie taka sytuacja jest trochę i na rękę klientowi, i firmie doradczej, często zwłaszcza jeżeli tu nie mówimy o firmach z najwyższej półki. Tych najlepszych firmach na rynku.
I każdy się zawsze zasłania bieżączką i mówi: o, ale wy to mieliście przygotować? Nie? No wtedy z drugiej strony leci: no tak, my mieliśmy to przygotować, ale mieliście nam dać jakiś wsad, nie? No i tak się wzajemnie wszyscy przerzucają odpowiedzialnością.
Kończy się to wszystko tym, że docelowo my jako klient zadowoleni nie jesteśmy, bo ten wniosek nie jest tak dobrze napisany, jakbyśmy chcieli. Wyobrażaliśmy sobie, że mógł być napisany super. No a z drugiej strony firma doradcza przecież złożyła ten wniosek, więc jakąś pracę wykonała i wzięła za to jakąś opłatę, mniejszą, większą, zależy na jaką tam kwotę się umówiliście. Ale kiedy zrozumie, że ten wniosek jest napisany słabo. I dużego sukcesu to z niego raczej nie będzie, to ona już sobie tak naprawdę zamyka ten projekt. Już wie, że go nie będzie rozliczać. Nie będzie go realizować, bo nic z tego nie będzie. Skończy się na tym, że wzięła tą opłatę początkową a success fee już tutaj niestety tutaj odpadnie, więc ta robota tak w sumie do końca nie miała dla nikogo sensu.
Ani firma doradcza nie wzięła takich pieniędzy, jak oczekiwała, że weźmie, no nie będzie miała success fee; jedynie na otarcie łez została ta opłata początkowa, a dla was na otarcie łez to pozostanie chyba tylko jakieś doświadczenie i nauka co przy następnym wniosku zrobić lepiej. Tak trochę jak z budowaniem domu, nie? Że pierwszy zawsze nie wychodzi, a później to już jakoś idzie, bo dopiero ten trzeci się powinno robić tak naprawdę dla siebie, bo jest największa szansa, że nie popełnimy wszystkich błędów, które się popełnia na początku. No bo na początku to się każdy najpierw doktoryzuje z budowania domu.
Błąd nr 4 – czy to jest opłacalne?
Ostatnią kwestią z takich błędów, niedomówień we współpracy z firmami doradczymi jest opłacalność i nie bez powodu znalazło się to na samym końcu, jako ostatni, 4. punkt. Jest to w mojej opinii tak naprawdę najważniejszy element, który powinien znaleźć się w każdej dyskusji o dofinansowaniu.
Ogólnie wracając do tego, co mówiłem na początku, często zdarza się takie przeświadczenie, że dofinansowanie to jest darmowe wsparcie.
Przez to nie robi się takiej krytycznej analizy finansowej przed rozpoczęciem projektu.
Nie jest sztuką zrobić analizę i prognozę finansową w ramach projektu taką, że wykażemy, iż wniosek ma szansę powodzenia i przyniesie żądane przez instytucję dofinansowującą efekt finansowy, bo większość wniosków teraz powinna zakończyć się w taki sposób, aby przynieść zysk, czyli suma tego, co zarobimy dzięki wdrożeniu usługi, dzięki zainwestowaniu firmy na przykład zakup jakichś sprzętów; dzięki zrobieniu szkoleń, przewyższy na to poniesione nakłady łącznie z dofinansowaniem uzyskanym. Bywały nawet takie wnioski w poprzednich perspektywach finansowych, że do pewnego progu dofinansowania powiedzmy do jednego miliona euro, niespełnienie warunków finansowego, czyli nie wygenerowanie odpowiednio wysokiego dochodu, nie niosło za sobą jakichś większych konsekwencji. Najczęściej to się działo przy wnioskach, który też zahaczały o jakieś działania badawcze.
Przy dobrym uzasadnieniu przyczyn, że: no tak się zdarzyło, że jednak nie daliśmy rady osiągnąć takiego przychodu. Były i takie, i takie obiektywne przyczyny, ale ponieważ to jest poniżej jednego miliona euro, to się jakoś to rozejdzie po kościach.
Oczywiście nieoficjalnie tak, natomiast tam funkcjonowała po prostu taka furtka w dokumentacji konkursowej.
Była to taka mała, trochę patologia, tak to można nazwać i ona narastała przy pisaniu takich wniosków i w nowych perspektywach prawdopodobnie będzie jakiś mechanizm, który będzie troszeczkę to bardziej regulował.
I uniemożliwiał pisanie wniosków badawczych do pewnego progu, co do których wiemy, że one nie do końca muszą zakończyć sukcesem.
Osobiście myślę o tym wszystkim w ten sposób, że sztuką jest tak zrobić dofinansowanie, żeby miało ono przede wszystkim sens biznesowy dla nas; nawet gdyby z jakichś powodów tego dofinansowania zabrakło. Co ja przez to rozumiem?
Odpowiedzmy sobie teraz na takie pytanie, jeżeli analizujemy w ogóle taką sytuację, że chcemy przystąpić do wniosku, chcemy jakieś finansowanie pozyskać.
No to zadajmy sobie takie pytanie, czy realizowalibyśmy taką inwestycję, gdyby zamiast finansowania mielibyśmy wziąć kredyt leasing, pożyczkę medyczną na potrzeby tego, co chcemy zrobić na nasze szkolenie, na naszą budowę, zakup sprzętu czy na naszą reklamę.
Nawet niekoniecznie w całej takiej wymarzonej formie, że nie wiem, nie chcemy dobudować dwóch pięter do naszego budynku, tylko jedno; nie chcemy tam kupić sprzętu za 300 000 tylko za 150. Nie chcemy pójść na cykl szkoleń, które łącznie są warte 50 000 tylko za połowę, na przykład za 25, tak, czyli czy chcielibyśmy to w mniej lub bardziej okrojonej formie realizować nawet jeżeli to finansowanie nie będzie nam przyznane, czyli chcemy to zrealizować, bo wierzymy, że efekty tego projekty, to są efekty naszej wizji rozwoju. Wpisują się one wszystkie w nasz model biznesowy w nasz plan rozwojowy na następny rok 3 czy tam 5 lat?
Jeżeli tak nie jest, to należy się zastanowić, czy w ogóle takie dofinansowanie pisać.
I takie rozmowy niestety nie zdarzają się przy każdym wniosku. Właśnie z tego powodu najczęściej wygląda to tak: o! Pojawiło się dofinansowanie. Są darmowe pieniądze. No to piszemy, jedziemy z tym. Coś tam pozyskamy, coś tam kupimy, a jak nam się nie przyda, no to i tak nie zapłaciliśmy za to pełnej kwoty, dramatu takiego nie ma. Najwyżej się na końcu, to jeszcze jakoś sprzeda, nie, jak się ten towar zamortyzuje, może będzie mało używany? Ustanie okres trwałości tego wniosku.
To pisać czy nie pisać te wnioski?
Czy tak powinno się do tego podchodzić czy nie, to zdania są podzielone. Osobiście stoję na stanowisku, że jeżeli chcemy robić dofinansowanie, to zaczynam rozmowę od tego, żeby sprawdzić, czy w ogóle to, że chcecie pozyskać te pieniądze ma tak naprawdę dla was jakiś głębszy sens i nie jest to na zasadzie właśnie takiej, że się coś tam pojawiło, to sobie wezmę tylko na zasadzie innej. Fajnie, nie będę musiał wydawać tyle pieniędzy, żeby znaleźć się w tym miejscu, które sobie zaplanowałem za 3 lata, no szaleństwo. Albo dzięki tym pieniądzom mogę przyspieszyć swoje plany, czyli znaleźć się w tym miejscu, które sobie zaplanowałem nie za 3 lata, tylko już za półtorej roku. To jest bardzo duża różnica i warto to sobie uświadomić.
Czy angażować firmy doradcze i jakie?
Celem tego odcinka nie jest opisywanie, że firmy doradcze są złe, że jakaś konkretna firma doradcza zrobiła źle usługę polegającą na pisaniu wniosku. Na tym rynku, tak jak na każdym innym rynku, są bardzo profesjonalne firmy, które świadczą najwyższej jakości usługi, ale są też firmy, które świadczą te usługi na bardzo niskim poziomie. Po prostu w pewnym momencie dofinansowań zrobiło się tyle, że musiało to doprowadzić do spadku jakości obsługi. Były bardzo duży popyt na pomoc w pisaniu dofinansowań. No i rynek nie znosi próżni, tak, zaczął się zapełniać różnej jakości podmiotami, które pomagały w pisaniu wniosków i doszło nawet do tego, że niektórzy dążyli do tego, żeby je po prostu pisać, ale nie byli nastawieni na to, żeby one koniecznie musiały przejść dalej. Co wydaje się absurdalne, ale niektóre firmy tak do tego podchodziły. Nie interesowało ich to, że jak dobrze napiszą wniosek, to będzie o takim długotrwałym zastrzykiem gotówki dla nich, że będą też go rozliczać, więc nie zależało im do końca na tym, żeby ten wniosek był faktycznie bardzo dobrze napisane i żeby on przechodził. Im chodziło przede wszystkim o złożenie aplikacji, bo mieli takie entry fee wynegocjowane za napisanie tego, że nie miało dla nich znaczenia, czy to przejdzie czy nie.
To była kwestia drugorzędna. Im bardziej jednolicie pisali wszystkim te wnioski, tym tak naprawdę mniejsze koszty sobie generowali i zwiększali zyski. No więc dla nich to tak naprawdę przejście wniosku było kwestią drugorzędną, bo i tak już mieli zapłacone za ten swój podstawowy cel: za swój czas w pracy.
I to też nie jest tak, że to dotyczy tylko tej branży, czy tam branży finansowej, branży pisania wniosków; w każdej branży: sprzedaży detalicznej, sprzedaży hurtowej, na rynku szkoleniowym, nawet na naszym rynku usług medycznych, zdarzają się przecież tacy, którzy robią usługę na bardzo niskim poziomie. I wtedy psują opinię wszystkim tym, którzy się do swojej pracy przykładają, bo są tacy, którzy zaniżają te ceny. Rzutuje też na odbiór to wszystkich pozostałych, którzy mają za drogo i tu nie zawsze jesteśmy w stanie nawet wytłumaczyć, dlaczego należy zapłacić trochę drożej za tą usługę. I nawet tak sobie przeanalizujcie, jeżeli ktoś w Internecie wystawia opinię, my rzadziej i chętniej wystawiamy opinię pozytywną, ale negatywną zasadniczo, to prawie zawsze się chcemy podzielić.
Natomiast wracając do kwestii newsletterów. Na przykład te newslettery są napisane w taki sposób, że piszemy wnioski, ale jak już przejdziemy 20 z tych newsletterów to z żadnego z nich się nie dowiemy, jak dokładnie ta usługa jakościowo wypada? Jak to będzie dokładnie wyglądało i często dzieje się tak, że my wybieramy najtańszą, bo myślimy, że wszyscy działają tak samo, więc po co przepłacać tak? Jakby to już zostaje na naszych barkach, żeby te firmy sobie odsiać i zobaczyć, czy są nam w stanie pomóc, czy nie? I jakby celem tego odcinka było dokładnie to. Żeby firma, która potencjalnie miała wam napisać dofinansowanie – nieważne, z jakiego źródła do was trafiła: z newslettera, z telefonu, z reklamy na facebooku – ta firma, która znalazła się w waszej działalności, to żebyście wiedzieli, jak z nimi przeprowadzić taką, nazwijmy to: trudną rozmowę na temat dofinansowania? Jak jej zapytać o te 4 dosyć ważne punkty? I tej rozmowy też nie należy się bać, bo przede wszystkim to są wasze pieniądze, które wy wydacie na przygotowanie tego wniosku i jeżeli ta firma będzie miała problem z odpowiedzią na takie pytania, to szukajcie dalej.
Bo wy przede wszystkim musicie się upewnić, czy to jest ta firma, która wam może pomóc, żebyście niepotrzebnie nie przepalali pieniędzy na coś, co nie ma sensu i wam nic po prostu nie przyniesie.
Ile trwa pozyskiwanie finansowania?
No bo też musimy mieć świadomość, że jakby cały proces pozyskania finansowania: od momentu, że wy podejmiecie decyzję: chcemy, bo jest jakiś wniosek przez znalezienie firmy po złożenie dokumentacji, przez ocenę tego wniosku później jeszcze podpisanie umowy, rozpoczęcie realizacji to idzie w kwartały, jeżeli czasem nawet nie lata, bo od momentu, gdy się napisze wniosek do momentu podpisania tej umowy, to może upłynąć nawet rok-półtorej, bo są takie dofinansowania. Są takie programy i wtedy niektórzy przez ten rok czy tam półtorej. Nazwijmy to: czekają agresywnie na rozstrzygnięcie tego wniosku, a tak naprawdę to nie mają większych szans go dostać, bo jest tak źle napisany z różnych względów.
Więc celem tego odcinka jest to, żebyście to wy zaoszczędzili czas i świadomie wybierali firmy doradcze, które mają wam po prostu pomóc.
Jeżeli znajdziecie taką firmę, albo macie już taką firmę, z którą przeprowadziliście taką trudną rozmowę i ona wam we wszystkich czy w większości punktów, które wymieniłem wcześniej, pomogła – to znaczy, że ta firma umie sensownie podejść do tego tematu. Jest bardzo duża szansa, że dostaniecie dodatkowe środki na wasz rozwój.
Nadal zastanawiasz się, czy pisać wniosek?
Natomiast, jeżeli wy jesteście na takim etapie, że zastanawiacie się nad napisaniem wniosku, zastanawiacie się nad tym, czy jest może na rynku jakieś konkretne dofinansowanie albo dofinansowanie, które już gdzieś tam sobie upatrzyliście jest dla was? To mam dla was taką propozycję. My, czyli moi partnerzy i ja, firmy, w której pracujemy, czyli firmy Skyfi, możemy bezpłatnie udzielić Ci konsultacji, czy porady – jeżeli wolisz, jest to jedna z naszych form pokazywania tego, że jesteśmy w stanie świadczyć wam usługę na wysokim poziomie, z której nasi klienci jak dotąd są zadowoleni. Tak więc jeżeli wejdziecie na naszą stronę: skyfi.pl. Znajdziecie tam taki przycisk – nazywa się bezpłatna konsultacja.
Jak go klikniecie i wypełnicie tych kilka pól, które tam się znajduje, czyli imię, adres mailowy, tak naprawdę i ogólny temat rozmowy – jak nie macie pomysłu na ten ogólny temat, to jest tam kilka przykładów podanych.
Można je przykleić, czyli nawiązując do treści tego odcinka zrobić kopiuj-wklej. Może to być nawet wpisany temat tego odcinka, czyli: jakie to ma być dofinansowanie? Albo: szukam środków na coś, albo: mam taki plan rozwojowy i czy on się spina, czy powinienem w coś takiego iść?
To po prostu sprawdź nas, czy przez 15 minut jesteśmy w stanie ci pomóc.
Jeżeli nie będziemy w stanie ci pomóc, to jest to tylko 15 minut twojego czasu, ale może się okazać, że po tych 15 minutach faktycznie w czymś Ci pomogliśmy.
Tak więc zapraszamy, to nic nie kosztuje i nie pociąga za sobą żadnych zobowiązań dodatkowych. Nie będziemy później do ciebie wydzwaniać. Nie będziemy cię też nękać w żaden inny sposób, bo szanujemy Twój czas. I tak bardziej praktycznie jak to wygląda. To nie jest tak, że wpada temat do pierwszej z wolnej osoby w zespole w kolejności takiej jak wpływają zapytania.
My najpierw patrzymy, czym się na co dzień zajmujesz i w ze swojej ekipy wybieramy osobę, która jest najbliżej Twojej specjalizacji. Tak, żeby ta rozmowa była przede wszystkim dla ciebie jak najbardziej wartościowa. Więc zachęcam do skorzystania. Będzie nam bardzo miło porozmawiać z wami.
Cześć i czołem!
Zobacz inne materiały, które mogą Cię zainteresować:
